Offre d’emploi : Assistant.te secrétariat général

12/11/2024

Sous la supervision de la Secrétaire Générale, vous aurez pour mission d’apporter un support administratif et logistique à la Secrétaire Générale et de veiller au fonctionnement général administratif de la Fondation Pierre Fabre.

Plus précisément vos missions seront les suivantes :

MISSIONS D’ASSISTANAT RH

Sous la supervision fonctionnelle de la Chargée de Ressources Humaines de la Fondation Pierre Fabre

Assurer l’administration du personnel permanent :

  • Gérer les dossiers de personnel en établissant notamment les déclarations obligatoires auprès des organismes demandeurs.
  • Gérer les différentes demandes d’attestations et courriers divers.
  • Rédiger, sur la base de modèles validés, les contrats de travail.
  • Organiser et animer les formations accueil pour les nouveaux collaborateurs
  • Etablir les plannings des visites médicales et assurer leur suivi.
  • Assurer le suivi des Tickets Restaurant
  • Gestion de la mise à disposition du matériel par la Fondation Pierre Fabre (prêt, récupération, demandes d’intervention techniques, …)
  • Information des prestataires intervenant sur le site (sécurité …)

Etre l’interlocuteur de la Chargée de Ressources Humaines de la Fondation Pierre Fabre en matière de gestion de l’emploi :

  • Réaliser et suivre la gestion des demandes d’ouverture de poste ;
  • Assurer la coordination des descriptions de poste ;
  • Assurer la diffusion des Postes à Pourvoir en interne et assister la Chargée de Ressources Humaines sur la mise en œuvre de ces recrutements.

Assister la Chargée de Ressources Humaines de la Fondation Pierre Fabre en matière de gestion de l’emploi concernant la gestion de l’intérim :

  • Recueillir les besoins d’intérim des différents services
  • Assurer le contact avec les sociétés d’intérim (commande, ajustements)
  • Assurer le respect des procédures de recrutement de l’intérim ;
  • Participer à la mise à jour de la banque de CV
  • Assurer le suivi des intérimaires présents (dossier, évaluation etc…)
  • Contrôler les contrats et la facturation et en assurer l’archivage
  • Assurer le reporting coût et heures sur l’intérim

Assurer en liaison avec la Chargée de Ressources Humaines de la Fondation Pierre Fabre le suivi des stagiaires :

  • Etre l’interlocuteur du service recrutement Branche pour les stages écoles
  • Suivre avec le service recrutement le planning de réalisation des stages
  • Coordonner l’accueil des stagiaires sur le site

Gestion des temps

  • Assurer la création des dossiers et le suivi du personnel dans le logiciel de gestion des temps (présences, absences, congés, et toutes modifications afférentes à l’activité du salarié)

Assurer le rôle d’assistante pour la Chargée de Ressources Humaines de la Fondation Pierre Fabre :

  • Organiser les réunions du CSE (collecte des questions, convocations, diffusion des réponses aux questions des DP)
  • Gérer l’agenda, les déplacements, l’organisation de réunions, de rendez-vous.
  • Participer à la mise à jour des procédures et instructions relatives aux Ressources Humaines
  • Participer au bon déroulement du plan de formation liées au site (incendie, secourisme …)

MISSIONS D’ASSISTANAT JURIDIQUE

Sous la supervision fonctionnelle de la responsable Juridique de la Fondation Pierre Fabre

  • Mise en forme de documents juridiques (contrats, convention, etc.) pour mise en signature,
  • Rédaction de courriers,
  • Gestion de l’agenda et l’organisation des rendez-vous
  • Constitution et suivi des envois juridiques.
  • Le cas échéant, la réalisation de recherches documentaires
  • Archivage papier des documents et sous Sharepoint

MISSION D’ASSISTANAT DU SECRETARIAT GENERAL

Sous la supervision hiérarchique de la Secrétaire Générale,

GESTION ADMINISTRATIVE :

  • Assistanat de la Secrétaire Générale : Préparation de dossiers, mise en forme, présentations et courriers, gestion de l’agenda (déplacements, organisation des réunions,…)
  • Organisation d’évènements
  • Réservations et commandes diverses, suivi des facturations correspondantes
  • Classement et gestion des archives (numérique et papier)
  • Le cas échéant, la réalisation de recherches documentaires

INFORMATIQUE et TELEPHONIE :

  • Administration des zones d’échange / Equipes du Secrétariat Général
  • Support aux équipes supports

BUREAU ET CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA FONDATION PIERRE FABRE :

  • Planification et organisation logistique des réunions (déplacements, réservations, repas …)

PROFIL

  • Vous avez le sens de l’organisation et la capacité à travailler en équipe dans plusieurs services.
  • Excellentes compétences rédactionnelles et de communication écrite, et orale.
  • Vous maîtrisez les outils bureautiques.

Au-delà de vos compétences techniques, vous êtes reconnu pour :

  • Votre adaptabilité et curiosité,
  • Votre flexibilité,
  • Votre rigueur et esprit d’équipe.
Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre candidature (CV et lettre de motivation) à
recrutement@fondationpierrefabre.org avec en sujet la référence : « Assistant.te secrétariat général ».
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